Politique de protection des renseignements personnels

Lorsque vous visitez notre site ou lorsque vous utilisez nos services, nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels, notamment :

• Votre identité : nom, prénoms, date et lieu de naissance, liens familiaux, photos, vidéos.
• Vos coordonnées : adresse, courriel, téléphone.
• Votre biographie : études et diplômes, emplois, expériences professionnelles, antécédents judiciaires.
• Vos renseignements financiers : compte bancaire ou données de paiement.
• Renseignements personnels sensibles : notamment l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la santé ou l’orientation sexuelle, etc.
• Données contenues dans des documents transmis : permis de conduire, passeport, facture d’un service public, titre de propriété, provenance des fonds, etc.
• Enfants mineurs : en qualité de parent ou de tuteur, vous pouvez devoir nous transmettre les données personnelles de vos enfants de moins de 16 ans; cela sera considéré comme un consentement exprès.
• Tiers : si vous nous transmettez des renseignements personnels concernant des tiers, vous devez vous assurer d’avoir obtenu leur consentement préalable.
• Données d’usage : nous collectons et enregistrons des données sur la manière dont vous accédez à notre site et l’utilisez, par exemple la saisie d’un formulaire. Il se peut que vous désiriez terminer plus tard la saisie d’un formulaire. Les données d’usage peuvent être collectées grâce à des témoins de connexion (cookies) et à d’autres technologies similaires.
• Informations relatives à la localisation : nous collectons l’adresse IP que vous utilisez pour vous connecter au Service et — si vous choisissez de les partager — les informations relatives à votre localisation depuis un appareil mobile, ainsi que l’indication de la région d’origine et le pays de l’utilisateur.
• Informations relatives à l’appareil : nous collectons des informations sur le nombre et le type d’appareils que vous utilisez pour vous connecter au Service, ainsi que sur les systèmes d’exploitation de ces appareils (ex. : iOS, Android, Windows).
• Marketing et publicités : vous pouvez donner votre consentement préalable à la réception de nos lettres d’information concernant de nouveaux produits, Services et promotions.

Nous utilisons vos informations dans le strict but de vous fournir le Service pour lequel vous nous avez mandatés, de le maintenir et de l’améliorer.

En utilisant nos services, vous nous autorisez à effectuer certaines actions avec vos données : par exemple, vous nous autorisez à les sauvegarder, à les envoyer sur un réseau, à les indexer pour vous permettre de les rechercher par la suite, à les afficher sur vos différents appareils, etc. Certaines de ces opérations peuvent nécessiter que nous envoyions vos données à nos partenaires commerciaux réguliers (tels que notre opérateur de réseau) à qui nous avons confié l’exécution d’une partie des services. Nous nous assurons toujours que nos contrats avec ces partenaires protègent vos droits de propriété.

Nous conservons également des archives à des fins d’études de marché, afin de respecter les exigences réglementaires et d’assurance.

Nous partageons vos informations avec les sites ou les autorités gouvernementales dans l’exécution de nos services pour lesquels vous nous avez mandatés.

Nous partageons vos informations avec nos Fournisseurs de Service qui traitent les données pour notre compte, notamment les Services de traitement de cartes de crédit et les systèmes de gestion des clients ou d’hébergement, ainsi que des services d’intelligence artificielle.

Ces Fournisseurs de Service nous aident notamment à :

• Exploiter, développer et améliorer les fonctionnalités du Service.
• Traiter vos opérations de paiement.
• Héberger vos données.
• Communiquer avec vous, comme indiqué dans la présente politique.

Nous demandons à ces fournisseurs de respecter des critères de protection des données très stricts, conformément aux normes de notre politique de confidentialité, au Règlement général européen sur la protection des données (« RGPD ») et à nos engagements aux termes de nos certifications Privacy Shield UE–États-Unis, ainsi qu’à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et aux réglementations provinciales applicables.

Nous prenons les précautions nécessaires pour protéger vos données contre les pertes accidentelles et le vol. Tout ce que vous placez dans un compte utilisateur est stocké dans notre centre de données sécurisé. Toutes les communications entre les utilisateurs et les serveurs (et entre nos différents centres de données) sont cryptées. Nous fournissons à tous nos utilisateurs des technologies de sécurité à la pointe de l’industrie et nous investissons continuellement dans l’amélioration de la protection des données.

Cependant, il n’existe pas à ce jour de moyen de protection infaillible. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez, et ceci est fait à vos propres risques. Nous ne pouvons pas garantir que ces renseignements ne soient pas consultés, téléchargés, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection.

Vous pouvez gérer et corriger vos informations en nous écrivant à l’adresse suivante : info@kasai.to

Vous pouvez ainsi nous demander de vous donner accès à vos informations personnelles, de les corriger, de les transférer, de les mettre à jour ou de les supprimer. Veuillez noter que nous pouvons vous demander de prouver que vous êtes bien le titulaire du compte et/ou de prouver votre identité avant d’accéder à votre demande. Cette demande sera analysée et nous y répondrons favorablement si elle est fondée, non contraire à la loi ou à la confidentialité, et si elle est techniquement réalisable.

Nous conservons vos données pendant la durée nécessaire à l’accomplissement du Service pour lequel elles ont été collectées, et sous réserve des obligations légales de conservation et d’archivage des documents et des données. Vous pouvez supprimer votre Contenu et arrêter d’utiliser le Service à tout moment. Si nous désactivons votre compte en raison d’une violation des Conditions d’utilisation, vous pouvez nous contacter pour demander la suppression de votre Contenu. Nous évaluerons ces demandes au cas par cas, conformément à nos obligations légales. Des frais peuvent être associés et facturés en cas d’une telle demande.

Nous ne conservons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels, pour effectuer le service demandé et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Les Renseignements Personnels que nous recueillons sont stockés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs situés au Canada. Les Renseignements Personnels peuvent également être stockés auprès de nos fournisseurs de services se trouvant à l’étranger.

Ce sont de petits fichiers de données qu’un site Web que vous visitez peut enregistrer sur votre disque dur. Ils incluent habituellement un identifiant unique anonyme. Un cookie ne peut récupérer aucune autre donnée de votre disque dur ni transmettre de virus. Nous utilisons les témoins de connexion (cookies) et des technologies similaires pour faciliter des fonctions telles que l’authentification de l’utilisateur et la mémorisation de ses préférences, pour comprendre comment les utilisateurs se servent de notre Service et pour gérer et suivre l’efficacité de nos efforts marketing. Nous pouvons également inclure des pixels de traçage, qui sont de petites images graphiques, dans nos courriels et nos infolettres afin de déterminer si les messages ont été ouverts et si les liens ont été consultés. Dans certains cas expliqués ci-dessous, des tiers ont aussi la possibilité de placer des cookies. Dans ce document, nous décrivons les cookies et technologies similaires que l’utilisateur peut trouver dans notre Service. Veuillez y revenir régulièrement, car ces informations pourront être mises à jour périodiquement.

Les cookies fonctionnels sont nécessaires pour permettre à certaines parties du Service et à ses fonctionnalités de fonctionner comme prévu. Par exemple, nous utilisons des cookies pour vous reconnaître et mémoriser vos informations lorsque vous êtes connecté au Service. Cela nous permet de conserver vos paramètres et préférences, comme votre langue et la région depuis laquelle vous vous connectez. Ces cookies peuvent aussi nous aider à offrir les Services que vous avez demandés, comme enregistrer un formulaire pour le terminer plus tard. Ces cookies ne suivent pas votre activité de navigation en dehors des sites Web de Kasai. Vous pouvez désactiver ces cookies fonctionnels comme indiqué ci-dessous. Cependant, si vous le faites, certaines fonctions du Service risquent de ne plus être disponibles ou de ne pas fonctionner comme prévu.

Nous utilisons des cookies et des technologies de suivi similaires pour mieux comprendre comment vous utilisez notre site Web, nos applications mobiles, nos clients de bureau et nos extensions pour navigateurs. Les informations relatives à votre usage de notre Service nous aident à améliorer l’expérience du Service et à personnaliser nos communications. Sur notre site Web, par exemple, ces technologies indiquent comment vous êtes arrivé sur le Site, si vous l’avez déjà consulté auparavant, la durée de votre visite et les pages que vous lisez. Ces outils nous donnent également des informations générales sur votre géolocalisation. Les technologies d’analyse suivantes sont utilisées :

• Google Analytics. Pour en savoir plus sur Google Analytics et votre vie privée, consultez la page « Comment Google utilise les informations provenant de sites ou d’applications qui utilisent ses services » à l’adresse https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fr. Si vous ne souhaitez plus être suivi par Google Analytics lorsque vous utilisez notre site Web, rendez-vous sur http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Enfin, nous pouvons utiliser des Services d’automatisation du marketing, comme par exemple MailChimp ou Campaign Monitor. Ces Services peuvent utiliser des cookies pour nous fournir des informations sur la façon dont vous interagissez avec notre site Web et nos courriels marketing. Ils nous permettent d’affiner nos efforts marketing et de vous offrir des informations plus pertinentes.

Fonctions relatives aux médias sociaux

Notre site Web, et plus particulièrement notre blogue et notre espace vidéo, utilise des fonctions relatives aux réseaux sociaux (« Fonctions sociales ») fournies par des entreprises et des Services tels que Facebook, X, YouTube et LinkedIn pour vous permettre de partager des informations via ces canaux. Les Fonctions sociales sont identifiées sur notre site Web par les logos respectifs de ces sociétés. Ces cookies sont détenus et contrôlés par des tiers; ce sont donc ces derniers, et non Kasai, qui sont responsables de leur utilisation. Dans ce contexte, nous ne pouvons pas garantir avoir énuméré la totalité des cookies que vous pourriez obtenir de tiers, étant donné que ces derniers pourraient modifier leurs cookies à tout moment selon l’évolution de leurs besoins.

Quand vous visitez une page du site Web de Kasai qui contient des Fonctions sociales, votre navigateur établit une connexion directe avec les serveurs du réseau social applicable. Les Fonctions sociales fournissent aux réseaux sociaux des informations sur les pages auxquelles vous avez accédé sur notre site et, si vous êtes connecté au réseau social, votre visite peut être liée à votre compte sur ce Service. Par exemple, si vous cliquez sur le bouton « J’aime » de Facebook, cette information est transmise à partir de votre navigateur directement sur Facebook et elle y est stockée. Même si vous n’êtes pas connecté à un réseau social et que vous n’avez pas cliqué sur une Fonction sociale sur notre site, il est quand même possible qu’une Fonction sociale transmette votre adresse IP et des informations de cookies à l’opérateur du réseau social. Nous ne transmettrons pas d’informations concernant le contenu de votre compte à ces réseaux sociaux.

Pour davantage d’informations sur l’objectif et le champ d’application du traitement des données par le réseau social, ainsi que sur vos options pour protéger votre vie privée, veuillez consulter la politique de confidentialité du réseau social approprié. Pour votre commodité, vous trouverez ci-dessous les liens vous amenant vers les fonctions sociales les plus couramment utilisées que vous verrez sur notre site :

• Facebook : https://www.facebook.com/about/privacy
• X : https://x.com/fr/privacy
• LinkedIn : http://www.linkedin.com/static?key=privacy_policy
• Google : https://policies.google.com/privacy?hl=fr
• Instagram : https://privacycenter.instagram.com/policy

Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il accepte les cookies ou non, ou pour qu’il vous informe lorsqu’un cookie est utilisé. Cependant, si vous configurez votre navigateur dans le but de refuser les cookies, il se peut que vous ne soyez pas en mesure d’utiliser correctement nos produits ou Services, ou que vous ne puissiez pas tirer parti de toutes les fonctionnalités du site.

En outre, les ressources auxquelles renvoient les liens figurant dans le présent document peuvent vous aider à désactiver les cookies spécifiques liés à la performance du site Web et au marketing. Si vous ne souhaitez pas recevoir de pixels de traçage dans les courriels que nous vous envoyons, vous devrez désactiver les images HTML dans votre client de messagerie, mais cette action risque d’empêcher les images de s’afficher correctement dans les autres courriels que vous recevez. Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez contrôler les paramètres des cookies et les options en matière de publicité, vous pouvez consulter les ressources suivantes :

• https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
• http://www.networkadvertising.org/managing/opt_out.asp
• http://www.youronlinechoices.com/uk/your-ad-choice

En utilisant nos services et en nous fournissant des Renseignements Personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur divulgation conformément aux termes de la présente Politique.

Kasai permet aux équipes de gestion immobilière de connecter une boîte Gmail ou Microsoft 365 / Outlook, et à chaque utilisateur de connecter son propre agenda Google ou Outlook. Cette section explique à quoi Kasai accède dans ces comptes, pourquoi, et comment ces données sont protégées. Elle s'ajoute au reste de la présente politique.

Ce à quoi Kasai accède

• Boîte courriel (Gmail ou Outlook, connectée par un administrateur de votre organisation) : les courriels qui arrivent dans la boîte après sa connexion, avec leurs pièces jointes et leurs métadonnées (expéditeur, destinataires, objet, date), et l'autorisation d'envoyer des courriels depuis cette adresse. Kasai n'importe pas les courriels reçus avant la connexion et ne supprime, ne déplace ni ne modifie les messages de votre boîte.
• Agenda (Google Agenda ou calendrier Outlook, connecté par chaque utilisateur pour lui-même) : les heures de début et de fin des événements de votre agenda, et l'autorisation de créer, modifier et supprimer les visites que Kasai planifie pour vous. Pour les événements que vous créez vous-même, Kasai ne conserve que la plage horaire pour vous indiquer comme occupé ; il n'en conserve ni le titre, ni la description, ni les participants.
• L'adresse courriel du compte connecté, pour l'identifier.

Comment Kasai utilise ces données

• Pour afficher dans la boîte de réception de Kasai les messages des locataires, prospects, propriétaires et fournisseurs, les trier, et permettre à votre équipe et à l'assistant de Kasai d'y répondre depuis votre propre adresse.
• Pour préparer des réponses avec l'assistant IA de Kasai. Le contenu des messages est traité par notre fournisseur d'IA, Microsoft Azure OpenAI Service, uniquement pour générer ces réponses ; il ne sert pas à entraîner ses modèles.
• Pour synchroniser votre agenda et Kasai, afin qu'aucune visite ne soit réservée quand vous êtes occupé et que les visites réservées apparaissent dans votre agenda.
• Kasai utilise ces données uniquement pour fournir et améliorer ces fonctionnalités offertes aux utilisateurs. Nous ne les vendons pas, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les utilisons pas pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généraux d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique.

Partage

Nous ne partageons pas les données de votre compte Google ou Microsoft avec des tiers, sauf avec les fournisseurs qui hébergent et exploitent Kasai pour notre compte (Amazon Web Services au Canada pour l'hébergement et le stockage, Microsoft Azure OpenAI Service pour l'assistant IA), sous des obligations de confidentialité et de sécurité, lorsque vous nous le demandez (par exemple, quand Kasai envoie une réponse) ou lorsque la loi l'exige. Personne chez Kasai ne lit vos courriels ou votre agenda, sauf à votre demande (par exemple pour du soutien), lorsque c'est nécessaire pour des raisons de sécurité ou lorsque la loi l'exige.

Stockage, protection et suppression

• Ces données sont stockées au Canada, chez Amazon Web Services (région de Montréal). Les jetons d'accès des comptes connectés sont chiffrés au repos et les données circulent sur des connexions chiffrées (HTTPS).
• Vous pouvez déconnecter une boîte courriel ou un agenda en tout temps depuis la page Intégrations de Kasai. La déconnexion met fin à tout accès et supprime les jetons d'accès de Kasai ; pour un compte Google, Kasai révoque aussi son accès auprès de Google lorsqu'aucune autre connexion Kasai n'utilise ce compte. La déconnexion d'un agenda supprime aussi les plages occupées qui en provenaient. Vous pouvez également retirer l'accès de Kasai depuis votre compte Google, à https://myaccount.google.com/permissions.
• Les messages déjà importés dans Kasai font partie des dossiers de votre organisation et sont conservés comme décrit à la section 6. Vous pouvez nous demander de les supprimer, ou toute autre donnée obtenue de votre compte Google ou Microsoft, en écrivant à info@kasai.to.

Règles d'utilisation des données utilisateur des services d'API Google

L'utilisation et le transfert vers toute autre application, par Kasai, des informations reçues des API Google respecteront les Règles d'utilisation des données utilisateur des services d'API Google (Google API Services User Data Policy, https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Nous pouvons modifier la présente politique de protection des renseignements personnels à notre seule discrétion, sans préavis. Nous vous invitons à la consulter régulièrement sur le Site pour être informé de tout changement.